Resumo da semana
20%dos agendamentos de TODA a clínica (todos os canais) feitos pelas IAs, 28/09 a 03/10
93%das conversas com IA não escalaram nem precisaram de atendente (1.867 de 2.014). Só 7% passaram para pessoa
5.732mensagens da Priscila em 3.502 conversas
41conversas agendadas pelos disparos
R$ 5,60de mensagem por conversa agendada
2.014conversas com IA; as 3 cotas comportam 1.500 a 2.400 por semana
Quem resolve quanto
7 dias · conversas atendidas · fim do atendimento de cada uma
IA (Claudia, Julia e Laura) · 2.012 conversas
resolve sozinha 93%
93% sozinha · 5% escala (96) · 2,5% uma pessoa assume (51)
Priscila · 3.502 conversas (disparos e filas)
resolve sozinha 98%
98% sozinha · 1,8% escala (62) · 0,1% pessoa assume (4)
Priscila, só onde o paciente respondeu · 1.140
resolve sozinha 94%
94% sozinha · 5% escala (61)
Das 96 que a IA escalou: o resolvedor
resolve 23%
trata e passa para a equipe 62%
15%
23% o resolvedor fecha sozinho (22) · 62% trata e deixa nota para a equipe (60) · 15% sem nota dele (14)
Das 62 que a Priscila escalou: o resolvedor
15%
passa para a equipe 45%
sem nota dele 40%
15% fecha sozinho (9) · 45% deixa para a equipe (28) · 40% sem nota dele (25)
resolve sozinhaescalou / equipepessoa assumiuresolvedor fechousem nota do resolvedor
- As conversas do Smart Card (venda do plano depois da IA) não contam como escalada
- "Passa para a equipe" = o resolvedor conferiu o Vissmed e deixou tudo pronto, mas falta uma pessoa decidir ou agendar
- Os casos que ficam com a equipe: cadeirante, retorno fora do prazo, encaixe, feriado, convênio
Conversas com IA por dia
Claudia, Julia e Laura, sem testes · conta pelo dia do 1º contato da IA
533
245
331
301
267
206
64
28/09
29/09
30/09
01/10
02/10
03/10 sáb
04/10 dom*
IA resolveu sozinhaescalaram ou foram para atendente
- 7 dias: 2.014 conversas com IA · 1.867 (93%) sem escalar e sem atendente · 147 (7%) escalaram ou uma pessoa assumiu
- Escalaram para a Dúvidas IA: 96 (5%) · outra pessoa assumiu: 121 (6%)
- Smart Card ofereceu o plano depois da IA em 376 conversas (19%): é venda planejada, não é escalada
- *Domingo até o meio-dia · 28/09 inclui conversas que já vinham de antes
% dos agendamentos feitos pela IA
IA ÷ TODOS os agendamentos criados na clínica (recepção, telefone, call center e WhatsApp)
14%
15%
17%
24%
25%
34%
28/09
29/09
30/09
01/10
02/10
03/10 sáb
471agendamentos das IAs (de 2.378)
359 / 150consultas / exames
- Denominador: clínica toda, todos os canais
- Só no WhatsApp (semana 23 a 29/09): IA fez 26,5% dos agendamentos, e 37% contra o call center
- Inclui Claudia, Julia, Laura, Priscila e resolvedor
Priscila e cobrança
Quem é a Priscila
Supervisora de atendimentos, uma IA que trabalha 24 horas
Quem é
- IA de atendimento com o nome de supervisora, que fala com o paciente pelo WhatsApp
- Usa o modelo mais forte (Opus), em conta própria; se falha, cai para um segundo modelo
- Roda no servidor, sem parar, de dia e de noite
- Um manual com as regras da clínica (preços, ordem dos pacotes, o que não fazer)
- Tabela de preços do Vissmed e a agenda de cada médico em tempo real
- Lê o pedido médico em foto e entende áudio
- Espera o paciente parar de digitar (20 s) e atende até 5 conversas ao mesmo tempo
- Cada ação deixa uma nota na conversa: "[Priscila — FEITO]"
Autonomia: faz sozinha
- Orçamento pela tabela, sem digitar preço
- Marca, remarca e cancela consulta e exame no Vissmed
- Marca pacote pelo número do pacote e na ordem certa
- Cobra por Pix ou link, até R$ 1.500 por pedido
- Agenda ressonância, tomografia e mamografia, só depois do pagamento confirmado
- Dispara as campanhas, dentro dos limites de horário e quantidade
- Criar ou cancelar OS, devolver dinheiro, dar desconto fora da regra
- Endoscopia, colonoscopia e cardiológico de parceira (passa para a equipe)
- Falar por cima de uma pessoa que já respondeu
- Aceitar foto de comprovante como pagamento
- Prometer o título do médico ou dar orientação clínica
5.732mensagens na semana
3.502conversas
41conversas agendadas
1,8%escalam para a Dúvidas IA
Caixas de trabalho
Agora
17na Dúvidas IA
12na Vendidos IA
233escaladas na semana
- Resolvedor responde em 20 min (mediana) e 45 min (90%)
- Vendidos IA: só venda fechada que falta agendar
Cobrador (Asaas)
Pix e link, só produção
2cobranças geradas
1paga (teste R$ 5)
R$ 478aguardando (1ª venda real)
- Pago só pela nota do cobrador, nunca por foto
- Teto de R$ 1.500 por pedido
Conversas da Priscila por dia
Disparos e filas
0
26
584
1.117
1.819
110
37
28/09
29/09
30/09
01/10
02/10
03/10
04/10*
Volume dos chats
Volume de chats da semana
Conversas novas de WhatsApp, 7 dias, sem teste e sem grupos · "pessoa" inclui confirmações e lembretes do time
8.821conversas novas
2.966respondidas primeiro por IA (33%)
5.311respondidas primeiro por pessoa (60%)
544sem resposta de IA nem de pessoa: 292 só lembrete ou resolvedor, 122 só robô de menu, 130 sem nada
74%das conversas da noite e madrugada (22h às 8h) a IA responde primeiro
Conversas novas por hora do dia · quem responde primeiro
637
852
942
732
677
710
1.068
665
547
424
0h
2h
4h
6h
8h
10h
12h
14h
16h
18h
20h
22h
IA responde primeiropessoa responde primeirosem resposta
- Das 17h às 8h a IA responde primeiro na maior parte; das 8h às 17h a equipe responde mais
- Pico: 14h, com 1.068 conversas novas na semana · horário de Brasília
Chats por número
Conversas com resposta, 7 dias · barra = total · escuro = com IA
Fluxo 1 (3231-8537)3.102 · 35% IA
77222.259 · 18% IA
Anúncios (99957)1.646 · 44% IA
7699503 · 49% IA
Clínica Para Família472 · 51% IA
0425340 · 45% IA
Smart Card (7719)340 · 60% IA
7705281 · 80% IA
7711276 · 73% IA
7698248 · 44% IA
Chats por assunto
Conversas atendidas por IA, 7 dias · 2.014 no total
Consultas646
↳ psiquiatria66
Ultrassom154
Exames83
Retorno43
Check-ups9
Desconto Smart5
Sem assunto marcado1.077
- Psiquiatria é consulta: está dentro de Consultas
- Metade das conversas ainda não recebe etiqueta de assunto
Fila agora, por time
Conversas abertas hoje
Smart Card810
Agendamento767
Confirmação671
Gestão615
Orçamento386
Recepção U2120
Volume por etiqueta
Conversas marcadas
Outubro Rosa1.770
Telefone inválido685
Consulta 15%611
Orçamento 15%528
Resgate317
Pós-consulta179
Escaladas (7 dias)233
Fechamento automático de conversas de hora em hora
Roda sozinho no minuto 5 de cada hora · ninguém precisa mexer
2.135limpeza inicial de 03/10 (feita uma vez)
50fechadas sozinhas hoje, pelo automático
255conversas do plantão devolvidas às 22h, também automático
- Disparo sem resposta: a Priscila mandou e o paciente não respondeu em 24 h · fecha
- Fim de conversa: o paciente só mandou "obrigada", "ok", figurinha ou resposta automática de loja e ficou 3 h parado · fecha
- Nunca fecha: pergunta, áudio, foto de pedido, Dúvidas IA, Vendidos IA, conversa com nota da equipe
- Se o paciente escrever de novo, a conversa reabre sozinha e a Priscila atende
426números sem WhatsApp fora das campanhas
685conversas com telefone a corrigir
118escaladas que o resolvedor respondeu (233 na semana)
20 minmediana do resolvedor
5.732mensagens da Priscila
Disparos e conversão
Disparos da Priscila: do envio ao agendamento
30/09 a 03/10 · "responderam" inclui "obrigada" e "ok"
Outubro Rosa44% respondem
1.767 enviadas
778 responderam
15 agendaram
Resgate das especialidades40% respondem
315 enviadas
126 responderam
6 agendaram
Pós-consulta40% respondem
179 enviadas
71 responderam
2 agendaram
Consulta com 15%12% respondem
611 enviadas
72 responderam
2 agendaram
Orçamento com 15%6% respondem
514 enviadas
30 responderam
0 agendaram
41conversas agendaram
78agendamentos
R$ 11.269previsto (tabela)
R$ 165já pago
O primeiro atendimento é em 05/10: a receita real só aparece a partir daí.
Qual disparo converte melhor
De cada 100 mensagens enviadas, quantas viraram agendamento · 30/09 a 03/10
Resgate das especialidades1,9%
Pós-consulta1,1%
Outubro Rosa0,8%
Consulta com 15%0,3%
Orçamento com 15%0,0%
- Melhor: Resgate das especialidades · 1,9 agendamento a cada 100 enviadas
- Pior: Orçamento com 15% · 514 enviadas, nenhum agendamento, mas 1 venda (sexagem fetal, R$ 142,87): exame sem agenda, por ordem de chegada
- Mais respostas: Outubro Rosa e Resgate · 40% a 44% respondem
- Menos respostas: Orçamento com 15% · só 6% respondem
- Quem responde ao Resgate agenda 4,8% das vezes; no Outubro Rosa, 1,9%
| Disparo | Enviadas | Respondem | Agendam | Agendam por enviada | Agendam por resposta |
|---|---|---|---|---|---|
| Resgate das especialidades | 315 | 40,0% | 6 | 1,9% | 4,8% |
| Pós-consulta | 179 | 39,7% | 2 | 1,1% | 2,8% |
| Outubro Rosa | 1.767 | 44,0% | 15 | 0,8% | 1,9% |
| Consulta com 15% | 611 | 11,8% | 2 | 0,3% | 2,8% |
| Orçamento com 15% | 514 | 5,8% | 0 | 0,0% | 0,0% |
- Agendam por enviada: de cada 100 mensagens, quantos agendaram
- Agendam por resposta: de cada 100 pessoas que responderam, quantas agendaram
- Venda sem agenda (sexagem, laboratório) não entra na conta de agendamento
- Amostra pequena: 0 a 15 agendamentos por disparo; a ordem pode mudar com mais dias
- Custo por agendamento: R$ 5,60 na média dos disparos (R$ 230 de mensagens, 41 conversas)
- Valor agendado por disparo ainda não foi medido; o total é R$ 11.269 de tabela
- Pós-ultrassom do call center: começa em 05/10, entra neste quadro a partir daí
Quadro de disparos
Segunda a sexta, 8h às 18h
| Disparo | Para quem | Oferece | Situação |
|---|---|---|---|
| Outubro Rosa | Ex-pacientes e clientes Smart | Combos de ginecologia, ultrassom e mamografia | rodando |
| Consulta com 15% | Pediu consulta e não agendou | 15% na consulta | rodando |
| Orçamento com 15% | Orçamento do call center não fechado | 15% nos exames | rodando |
| Resgate | Ex-pacientes por especialidade | Convite para voltar | rodando |
| Pós-consulta | Consultou há poucos dias | Como foi e próximo passo | rodando |
| Renovação Smart Card | Planos vencidos (4.403) | Renovação com desconto · Rosângela vende e recebe | parado: custo da Meta próximo |
| Pós-ultrassom | Laudo com achado | Consulta do especialista (ex.: cálculo na vesícula leva à gastro) | próximo |
| Cadastros antigos | ~30 mil sem contato | Mensagem de retorno | depois do Outubro Rosa |
- Renovação: Meta cobra Marketing (R$ 0,31 por mensagem), cerca de R$ 1.370 para 4.403
- Pós-ultrassom: só com texto aprovado pela clínica
- Barrados: 414 números sem WhatsApp e 79 envios com número em qualidade amarela
IA contra call center
IA contra call center
Semana de 23 a 29/09 · 7.208 conversas novas · 18 de cada 100 viraram agendamento
Segunda a sexta, 8h às 17h
IA15,6%
Call center68,2%
Fora do expediente
IA71,6%
Call center15,3%
- Fora do expediente a IA agenda a maior parte
- No expediente o call center segue na frente
- Falta medir: conversão por conversa atendida (equipe ainda não registra o desfecho)
- Semana anterior à Claudia na roleta (02/10) e à Priscila nas filas (03/10)
Cotas e custos das IAs
Cada IA, 7 dias
Conversas atendidas, mensagens, agendamentos confirmados e cota semanal usada
| IA | Conversas | Mensagens | Agendamentos | Cota semanal | Papel |
|---|---|---|---|---|---|
| Laura | 1.416 | 7.112 | 297 | 99,8% | Canais de anúncios e fluxo; entra quando a cota da Claudia acaba |
| Julia | 329 | 1.706 | 71 | 0% (renovou hoje) | Conversas dela; entra no lugar da Claudia se precisar |
| Claudia | 297 | 1.045 | 40 | 51% | Fila de agendamento de consultas (roleta, desde 02/10) |
| Tanaka | 0 | 0 | 0 | 88% (compartilha com o palco de teste) | Ambiente de teste; não atendeu paciente nesta semana |
| Priscila | 3.502 | 5.732 | 41 conversas | outra conta (Opus) | Orçamento, Smart Card, disparos, cobrança, imagem |
Os 509 agendamentos das IAs no ERP = Laura, Julia e Claudia (408) + Priscila e resolvedor (~101).
Custo de mensagens (Meta)
R$ por dia · total da clínica R$ 1.060 · disparos da Priscila ~R$ 230
R$ 238
R$ 263
R$ 413
R$ 147
30/09
01/10
02/10
03/10
respostautilitáriamarketing
Capacidade das IAs
Cota semanal usada · cada conversa gasta 0,12% a 0,20% · 500 a 800 conversas por cota por semana
Laura99,8%
Tanaka (teste)88%
Claudia51%
Julia0%
- 3 cotas de produção comportam cerca de 1.500 a 2.400 conversas por semana; a semana teve 2.014
- Cota acabou: a IA passa para a equipe e o dono recebe aviso
- Priscila e resolvedor usam outra conta (Opus), ainda sem medição
Custo das IAs e capacidade
Valores informados pelo dono · mensalidade por cota · câmbio R$ 5.18 · conversas da semana de 28/09 a 04/10
US$ 872por mês: 4 cotas GLM + 1 conta Opus (≈ R$ 4.517)
R$ 0,30por conversa das IAs de produção (só a parte GLM)
R$ 1,48por agendamento feito por Claudia, Julia e Laura
R$ 0,07por conversa da Priscila (conta Opus)
| Cota | Quem usa | US$ / mês | R$ / mês | Capacidade por semana | Usou na semana | Custo por conversa |
|---|---|---|---|---|---|---|
| GLM 1 | Claudia | 168 | 870 | ~600 conversas | 297 (51% da cota) | R$ 0,33 se lotada |
| GLM 2 | Julia | 168 | 870 | ~600 conversas | 329 | R$ 0,33 se lotada |
| GLM 3 | Laura | 168 | 870 | ~600 conversas | 1.416 (cota a 99,8%) | R$ 0,33 se lotada |
| GLM 4 | Tanaka e palco (teste) | 168 | 870 | ~600 conversas | teste | sem paciente |
| Opus | Priscila, resolvedor e leitor de pedido | 200 | 1.036 | a medir | 3.502 conversas da Priscila | R$ 0,07 |
| Total | 872 | 4.517 | ~1.800 em produção | 2.014 com IA |
- Cada cota GLM atende cerca de 600 conversas por semana; medido: de 500 a 820. Com as 3 de produção, ~1.800 por semana; a semana teve 2.014, por isso a Laura chegou a 99,8%
- Só produção: 3 GLM + Opus = US$ 704 por mês (≈ R$ 3.647), cerca de R$ 842 por semana
- Mensagens da Meta (WhatsApp) são à parte: R$ 1.060 em 4 dias na clínica toda, dos quais ~R$ 230 foram os disparos da Priscila
- Para crescer além de ~1.800 conversas por semana, cada nova cota GLM de US$ 168 (≈ R$ 870) adiciona ~600 conversas
- Contas: a cota custa o mesmo usada pela metade ou lotada; quanto mais usada, menor o custo por conversa
Correções e medição
Correções nas IAs
"4 IAs" = Claudia, Julia, Laura e Tanaka (a Tanaka roda em teste)
| Quando | O que mudou | Situação |
|---|---|---|
| 01/10 | Outubro Rosa: preço normal e equipe confirma o desconto | 4 IAs |
| 01 a 03/10 | CPF repetido, médico que saiu, troca de horário, cancelamento, story do Instagram | 4 IAs |
| 02/10 | Regras: bioimpedância, grau dos óculos, angio, fisioterapia | 4 IAs |
| 04/10 | Pacote Mulher: consulta primeiro · doppler do pescoço = carótidas · Pix Itaú só com conferência · exame de parceira vai para a equipe · papanicolau em 30 dias | 4 IAs (versão 2L) |
| 03 e 04/10 | Pacote pelo número · cobrança Pix e link (Asaas) · agenda de imagem · limpeza de conversas paradas | Priscila e resolvedor |
| 03/10 | Caixa Vendidos IA · Priscila no Orçamento e Smart · Claudia no Agendamento | no ar |
| Em revisão | Pacote e cobrança nas 4 IAs · filtro por idade · sem "ainda está aí?" | falta liberar |
Como vamos medir
| Indicador | Conta | Situação |
|---|---|---|
| Participação da IA nos agendamentos | IA ÷ total, por dia | medido |
| Conversas resolvidas sem pessoa | Sem pessoa ÷ com IA | medido |
| Custo por conversa agendada | Gasto Meta ÷ conversas agendadas | medido |
| Dinheiro que entrou | Asaas + OS paga no caixa | a partir de 05/10 |
| Faltas dos agendados pela IA | Faltas ÷ agendados, contra o geral | após 05/10 |
| Conversão IA contra equipe, por conversa | Aceitos ÷ enviados, mesmo período | equipe marcar o desfecho |
Hoje e rotina da equipe
Hoje, em números
17conversas na Dúvidas IA
12conversas na Vendidos IA
685conversas com telefone a corrigir
386na fila de Orçamento
810na fila do Smart Card
767na fila de Agendamento
Lidos do Chatwoot em 04/10/2026
Para que serve a IA
- Tira peso das funcionárias
- A conversa chega quente: horário, orçamento ou pagamento prontos
- Projeto em andamento, muda toda semana
1Paciente escreve · IA responde com horário real
2Resolveu: IA marca e deixa nota
3Não resolveu: caixa Dúvidas IA
4Vendeu e falta agendar: caixa Vendidos IA
Quem é a Priscila
- IA supervisora de atendimentos, trabalha 24 horas
- Cuida das filas de Orçamento e Smart Card
- Dispara as campanhas
- Cobra por Pix e link
- Agenda consulta, exame, pacote e imagem
- Resolve sozinha 94 a 98% das conversas dela
- Escala 2% para a Dúvidas IA
- Cada ação vira nota "[Priscila — FEITO]"
- Não cria nem cancela OS, não devolve dinheiro, não fala por cima de você
- Exame de parceira e exceção: passa para a equipe
O que muda na sua rotina
| Onde | O que fazer |
|---|---|
| Dúvidas IA | Ler a nota e concluir · 233 entraram na semana, 17 agora |
| Vendidos IA | Agendar e deixar a nota "[... — AGENDADO]" · 12 agora |
| telefone-invalido | Corrigir o telefone no Vissmed · 685 conversas |
| Conversa da Priscila | Não responder por cima · assumir faz ela parar |
| Pagamento | Vale a nota [Cobrador — PAGO] · comprovante em foto não vale |
Quando a IA passa para a equipe
- Paciente pede uma pessoa
- Urgência ou crise
- Retorno, cadeirante, convênio, preço fora da tabela
- Erro ao gravar no Vissmed
- Dúvida fora do manual
- IA não faz: exame de parceira (mamografia, endoscopia, colonoscopia, cardio), OS, retorno
Outubro Rosa e descontos
Outubro Rosa e descontos
Até 31/10 · preço fechado, não soma com outro desconto · 1.770 conversas já receberam a campanha · 15 agendaram
| Combo (pacote Outubro Rosa) | Normal | Smart 25% | Demais 15% |
|---|---|---|---|
| 1. US de mamas + US transvaginal | R$ 278,00 | R$ 208,50 | R$ 236,30 |
| 2. Consulta de ginecologia + os dois ultrassons | R$ 443,00 | R$ 332,25 | R$ 376,55 |
| 3. O combo 2 + mamografia bilateral | R$ 594,00 | R$ 445,50 | R$ 504,90 |
- Ordem: consulta primeiro
- Com mamografia: ultrassons ~7 dias depois
- Sem mamografia: mesmo dia, 2 h depois
- Papanicolau à parte: R$ 56,00
- Mamografia: pedido médico, feita na parceira
- Vissmed fica com preço cheio · desconto na guia e no caixa
| Outros descontos | Para quem | Como aparece |
|---|---|---|
| 15% em consultas | Pediu consulta e não agendou | Etiqueta desconto-consulta-15 · 611 conversas |
| 15% em exames | Orçamento do call center não fechado | Etiqueta reabordagem-15 · 528 conversas |
| Renovação Smart próximo | Planos vencidos | Rosângela vende e recebe · 4.403 planos |
QR code e perguntas
QR code de desconto proposta
- IA gera o QR na conversa
- Recepção lê e vê: "15% em CONSULTAS" ou "15% em EXAMES"
- Mostra primeiro nome e validade
- Código único · marca "usado" · sem CPF
- Desconto aplicado por pessoa, na guia e no caixa
Não construído · depende do ok do dono
Perguntas rápidas
- A IA erra? Pode · revisão de hora em hora
- Posso assumir? Pode · a IA para
- Resultado de papanicolau e biópsia? Até 30 dias, se perguntarem